1. Een jaarverslag is belangrijk om inzicht te krijgen in de financiën van een organisatie, stichting of vereniging. De jaarrekening, die opgenomen is in het verslag, is de basis voor de financiële verantwoording van de organisatie.
2. Het maken van een jaarverslag is opgenomen in de Nederlandse wet- en regelgeving. Hierin wordt geëist dat op basis van het jaarverslag een verantwoord oordeel over een organisatie moet kunnen worden gevormd door belanghebbenden. In het jaarverslag dient betrouwbare informatie over het financiële reilen en zeilen van je organisatie opgenomen te worden.
3. Een jaarverslag is belangrijk om een ANBI-status te verkrijgen en te behouden (en om je als organisatie aan te kunnen sluiten als Erkend Beneficiant bij Stichting DierenLot). Hieruit voortvloeiend is een jaarverslag dus ook van belang voor donateurs en andere belanghebbenden.
4. Ook voor jezelf is een jaarverslag een belangrijk instrument – een goed jaarverslag laat immers de successen en mislukkingen zien. Het geeft een betrouwbaar beeld van hoe je organisatie ervoor staat.
Goed inzicht geven in de activiteiten en de resultaten hiervan is een ‘must have’ bij het maken van een jaarverslag. Om dit inzicht te kunnen bieden, is het van belang de algemeen aanvaarde uitgangspunten voor de jaarverslaggeving te gebruiken. De omvang van het jaarverslag hangt af van de grootte van de organisatie en van de verwachtingen van de mensen die het gaan lezen. Lezers zijn vaak geïnteresseerd in het oppotbeleid, dus wat er gebeurt met eventuele reserves, beleggings- en directiegelden.
De minimale uitgangspunten worden gevonden in richtlijn C1 uit de Raad voor de Jaarverslaggeving voor kleine organisaties zonder winststreven. Het jaarverslag bestaat in dat geval uit twee onderdelen: het bestuursverslag en de jaarrekening. Ieder onderdeel bevat de volgende noodzakelijke punten:
• Samenstelling van bestuur en directie.
• Het activiteitenverslag waarin kort en bondig de activiteiten en
de behaalde resultaten worden beschreven.
• Belangrijke bestuurlijke voornemens en inmiddels in het nieuwe
jaar genomen besluiten.
• De begroting voor het volgende jaar.
• Beschrijving van het beleid met betrekking tot de omvang en
functie van vrij besteedbare reserves.
• Belangrijke wijzigingen in (statutaire) doelstelling.
• De balans met de vergelijkende cijfers van het vorige boekjaar.
• De staat van baten en lasten, met de vergelijkende cijfers van het
vorige boekjaar.
• De toelichting op de balans en de staat van baten en lasten.
Een onderwerp dat bijzondere aandacht vraagt, is bijvoorbeeld de verantwoording van subsidies in de jaarrekening. Afhankelijk van de aard van de subsidies dienen deze geheel als baten te worden verantwoord, of voor het niet uitgegeven deel als vooruit ontvangen bedragen. Een ander bijzonder aandachtspunt vormt het verantwoorden van nalatenschappen. De meest gemaakte fout in een jaarrekening is dat deze pas wordt verantwoord op het moment dat een nalatenschap wordt ontvangen. De verantwoording hiervan dient echter plaats te vinden op het moment dat je in kennis gesteld bent van de nalatenschap, waarvan je de omvang redelijk kunt inschatten.
Tenslotte is er een onderscheid tussen bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen. Bij bestemmingsreserves mag de organisatie zelf een bestemming geven, mits ingekaderd in het beleidsplan en de begroting. Bestemmingsfondsen moeten worden gevormd als geoormerkte donaties niet volledig zijn besteed.
Het jaarverslag moet ondertekend worden door alle bestuursleden. Indien je organisatie de ANBI-status heeft, dien je het jaarverslag ieder jaar voor 1 juli te publiceren op het internet.
Laat naast bovengenoemde punten ook passie voor het doel blijken uit je jaarverslag. En neem de tijd – een goed jaarverslag vraagt aandacht!
Pieter Alblas RA heeft dit artikel geschreven voor: www.dier.nu
